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働き方改革とは?

働き方改革に取り組む理由

昨今「働き方改革」という言葉が、企業の重要な経営課題として認識されていますが、そもそも、企業が働き方改革に取り組む理由とは何でしょうか?どうして多くの人が関心を持っているのでしょうか?

働き方改革に関連する法改正が2019年4月より施行されています。中でも「客観的方法による労働時間の把握」が義務化。管理職らが従業員の労働時間を把握することは、企業の責務となりました。

鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」が特定非営利法人ASP・SaaS・IoTクラウドコンソーシアムが主催する「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2019」の「ASP・SaaS部門支援業務系分野」において、「先進技術賞」を受賞しました。

勤務シフト作成お助けマンの自動作成機能を含めた一連のサービスが、先進的な技術をもった優秀なサービスであると評価されました。

コールセンターの需要はなくならない

コールセンターのスタッフは何人ぐらいでしょうか。10人、20人・・・。多くの場合は、小規模でも20人以上が多いようです。

インターネット環境が整い、スマートフォンの普及が進み、誰もがいつでもどこでも簡単にインターネットを利用できる時代。何かわからないことがあれば、メールやホームページから簡単にお問合せができます。ただ、どんなにテクノロジーが進んでも人による電話対応はなくなりません。

シフト希望の集約は難しい

シフト管理者は、従業員の希望をできるだけ反映させたいと思いながらシフト表を作成します。従業員が提出する希望の多くは「休み」。連休を取りたい人、飛び石で休みたい人、平日に休みたい人など様々です。

また、「休み」の希望だけではなく、早番遅番など時間帯の希望もあります。例えば「子どもの送り迎えがあるので中番しか入れない」、「遅番の次の日は早番を入れないでほしい」といった要望もあるでしょう。

エクセルで作成したシフト表の落とし穴

現在、大半のシフト管理者がエクセルでシフト表を作成しているのではないでしょうか。

エクセルはマスの数や大きさ、色などを自由に変更できるので、「早番」、「遅番」、「休み」など様々な条件を見分けるのに最適。さらに、マクロボタンを駆使することで「AさんとBさんは必ずペアで勤務する」、「Cさんは遅番翌日の早番はNG」といった複雑な条件を自動設定することも可能です。

シフト表は便利な自動作成ツールにお任せ

スタッフ管理者の頭を悩ませるのが「シフト表作成」です。手書きでシフト表を作成するとなると下書きや定規で枠を引いたりするなどして、何かと時間がかかってしまうでしょう。

一方、エクセルデータでシフト表を作成するシフト管理者も多いと思います。しかし、独自で作成したエクセルデータは作成者にしかわからないマクロ設定などがあると、属人化してしまいがち。これではシフト管理の仕事を後任に引き継ぐことが難しくなってしまいます。

人員不備や人件費の超過といった原因の一つに、シフト表の作成ミスが挙げられます。「何度も確認したのに、なぜ?」と不思議に思った経験を持つシフト管理者も少なくないのでは。では、シフト表の作成ミスとは何なのでしょうか。圧倒的に多いのは「見にくいシフト表を作成していた」というケースです。

手作業でのシフト作成は時間のムダ!

シフト表を手作業で作成すると、非常に時間がかかってしまいます。例えば50人の従業員を抱えるコールセンターのシフト管理者が、エクセルデータでシフト表を作成するとしましょう。翌月のシフトを作成するため、15日までに各従業員から希望を提出してもらいます。

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