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シフト希望の集約は難しい

シフト管理者は、従業員の希望をできるだけ反映させたいと思いながらシフト表を作成します。従業員が提出する希望の多くは「休み」。連休を取りたい人、飛び石で休みたい人、平日に休みたい人など様々です。

また、「休み」の希望だけではなく、早番遅番など時間帯の希望もあります。例えば「子どもの送り迎えがあるので中番しか入れない」、「遅番の次の日は早番を入れないでほしい」といった要望もあるでしょう。

エクセルで作成したシフト表の落とし穴

現在、大半のシフト管理者がエクセルでシフト表を作成しているのではないでしょうか。

エクセルはマスの数や大きさ、色などを自由に変更できるので、「早番」、「遅番」、「休み」など様々な条件を見分けるのに最適。さらに、マクロボタンを駆使することで「AさんとBさんは必ずペアで勤務する」、「Cさんは遅番翌日の早番はNG」といった複雑な条件を自動設定することも可能です。

シフト表は便利な自動作成ツールにお任せ

スタッフ管理者の頭を悩ませるのが「シフト表作成」です。手書きでシフト表を作成するとなると下書きや定規で枠を引いたりするなどして、何かと時間がかかってしまうでしょう。

一方、エクセルデータでシフト表を作成するシフト管理者も多いと思います。しかし、独自で作成したエクセルデータは作成者にしかわからないマクロ設定などがあると、属人化してしまいがち。これではシフト管理の仕事を後任に引き継ぐことが難しくなってしまいます。

人員不備や人件費の超過といった原因の一つに、シフト表の作成ミスが挙げられます。「何度も確認したのに、なぜ?」と不思議に思った経験を持つシフト管理者も少なくないのでは。では、シフト表の作成ミスとは何なのでしょうか。圧倒的に多いのは「見にくいシフト表を作成していた」というケースです。

手作業でのシフト作成は時間のムダ!

シフト表を手作業で作成すると、非常に時間がかかってしまいます。例えば50人の従業員を抱えるコールセンターのシフト管理者が、エクセルデータでシフト表を作成するとしましょう。翌月のシフトを作成するため、15日までに各従業員から希望を提出してもらいます。