【決定版】見やすいシフト表の組み方・作り方

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人員不備や人件費の超過といった原因の一つに、シフト表の作成ミスが挙げられます。「何度も確認したのに、なぜ?」と不思議に思った経験を持つシフト管理者も少なくないのでは。では、シフト表の作成ミスとは何なのでしょうか。圧倒的に多いのは「見にくいシフト表を作成していた」というケースです。

見にくいシフト表の特徴

まず「手書きのシフト表」。いくら丁寧に記入しているつもりでも人間が作業している以上、書き間違えは付き物です。字が小さくなりがちなことも、見にくいシフト表に近づく原因です。

また、「文字に大小のメリハリが無い」、「色分けをしていない」といった部分も、見にくいシフト表の特徴です。

さらに、「新人従業員にとって、初見では理解しづらい記号が用いられている」、「管理者がヒアリング不足のまま記入している」など、従業員への配慮が欠けたシフト表を作成すると、業務に支障が出てしまう可能性もあります。

作業量&ミス増という悪循環

見にくいシフト表は当然、記入漏れや間違いなどが起きやすくなります。つまり、修正という作業をしなければなりません。

シフト表作成における修正は、一筋縄ではいかないものです。一つの間違いを直すと、芋づる式に他の部分も直さなければならなくなります。従業員数や職種、勤務条件などが多い職場のシフト管理者にとってみれば、シフト表の修正は大変な作業量になるでしょう。

作業量が増えれば、それだけミスも発生しやすくなります。見にくいシフト表を作成することは、無駄な作業とミスの増加に直結します。加えて、シフト管理者がシフト作成に多くの時間を費やしてしまうと、それだけ売り上げやサービスの質の低下につながる恐れがあります。

見やすいシフト表作成のコツ

では、見やすいシフト表を作成するには、どのようなことを心がければ良いのでしょうか。まず、考える事項は「組み方」です。

組み方の工夫

シフト表作成の基本は、担当職場における人員配置の条件を明確化すること。「必要人員数の割り出し」であれば、「平日は5人、休日は7人。なお年末年始は平日休日ともにプラス2人」といった具合に提示します。

次に「従業員の勤務希望」、「勤務回数」を定めます。このように会社側が定めたルールや、法的に決められている不変的な事項を先に落とし込んで考えます。

組み方については、条件に強弱をつけると組み合わせやすくなります。例えば「必ず」と「なるべく」という2種類の条件における強弱を定めます。すると「AさんとBさんは“必ず”一緒のシフトで」、「Cさんは“なるべく”夜勤の次を休みに」といったルールを作ることが可能になります。

グルーピング

グルーピングも作業効率化になります。資格や役職に合わせて2いくつかのグループに分け、順次シフトを決めていくと楽になるでしょう。

また、「早番・遅番・休み」という勤務体系をセットA、「早番・休み・遅番」という勤務体系をセットBにするなどして、セットごとに割り当てていくこともお勧め。3日間の勤務体系セットを作ることで、1日単位30日間で考えなければならなかったものが10セット考えれば済むようになります。

作り方の工夫

一方、シフト表の「作り方」には創意工夫が必要になってきます。

見やすいシフト表作成のコツとしては「エクセルデータで作成、出力する」ということが挙げられるでしょう。エクセルで作成されたシフト表は、手書きと比べると格段に綺麗で見やすい仕上がりになります。

使用する色数は3〜4色がベター。少な過ぎるとメリハリは無くなってしまいますが、多過ぎても逆に見にくくなってしまいます。◎・○・△といった簡易記号を使うのも、シフト表を見やすくするテクニックの一つ。極力、簡単かつ分かりやすく表現するというのが、見やすいシフト表作成の第一歩です。

最も簡単で見やすいシフト表の作り方

昨今、エクセルデータでシフト表を作成する管理者も増えてきました。ところが、エクセルを利用する場合でも、手書きで記入されたメモなどを見てからそれをエクセルに打ち込むことがほとんどです。つまりエクセルによるシフト作成は確かに見やすいというメリットがある反面、「手書き+パソコン入力」という2重作業のデメリットも。

2重作業が発生しない、最も簡単で見やすいシフト表の作成となると、やはり自動作成ソフトの活用が一番でしょう。

シフト自動作成ソフト」は、特定の条件などを設定すれば自動で最適なシフトを生成してくれるツール。複雑な条件でも自由にカスタマイズができる上、エクセルをベースにしたインターフェースですぐに移行可能なソフトもあります。

「たかがシフト表、されどシフト表」。本当に見やすく、ミスのないシフト表作成を求めるのであれば、自動作成ソフトという選択肢も考えてみてはいかがでしょうか。

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