公平なシフトとは、スタッフの希望を反映させ、皆が満足するシフト表を指します。ただし、全ての希望を満たすのは非常に難しく、常にシフト管理者の悩みの種となっています。
公平なシフトの作り方とは？今回は「シフトの公平性」とシフト管理ソフトを利用した実現について説明します。
シフト希望の集約は難しい
シフト管理者は、スタッフの希望をできるだけ反映させたいと思いながらシフト表を作成します。スタッフが提出する希望の多くは「休み」。連休を取りたい人、飛び石で休みたい人、平日に休みたい人など様々です。
また、「休み」の希望だけではなく、早番遅番など時間帯の希望もあります。例えば「子どもの送り迎えがあるので中番しか入れない」、「遅番の次の日は早番を入れないでほしい」といった要望もあるでしょう。
シフトに重要な“公平性”
しかし、最も多いスタッフからの要望は「公平に割り当ててほしい」ということです。
例えば、3人のスタッフが「できるだけ土日に休みを入れたい」という希望を出したとします。しかし、2人だけ土日休みが多く、残った1人は平日休みばかりになってしまう、ということも考えられます。
シフトにおいて、公平を保つのは非常に難しいです。その理由の一つに、「スタッフはシフト管理者に希望を伝えにくい」ということが挙げられます。新しく入社した人などは、自分の希望を大っぴらに言える状況ではないかもしれません。
また、「気を遣ってしまう」というのも日本人の特徴。「Aさんは夜に別の仕事をしているから早番を希望している。私も早番を希望したいけれど、夜に仕事があるわけではないので遅番でも可能」といった具合に、なかなか本心を伝えることができないものです。
シフト管理者は特定の人の希望を優先するのではなく、できるだけ公平に割り当てたいと思ってシフト表を作成するでしょう。ところが、数十人規模の事業所となると、多くのスタッフが希望を提出します。全てのスタッフの希望を受け入れると、シフトが埋まらないという事態に陥ってしまいます。
「公平を保ちたいけれど、シフトは埋めなくてはいけない」、「スタッフから本心の希望を吸い上げられているかわからない」。このように、シフト管理者はとても難しいジレンマを抱えています。
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希望通りでないとスタッフ満足度は低下
シフト管理者が抱えるジレンマをそのままにしておくと、どのようなことが起こりうるでしょうか。先述の、3人のスタッフが「できるだけ土日に休みを入れたい」という希望を例に考えてみます。
2人は希望通りに休みを配分でき、残り1人の休みは平日ばかり。これは会社の都合上、仕方のないことです。ひと月程度であれば、多くのスタッフは理解してくれることでしょう。しかし、これが何ヶ月も続くと、平日ばかり休みを入れられたスタッフには不満が募ります。
「希望を出したにも関わらず、その希望が反映されない」、「あの人は毎月、希望通り土日休みが取れている」と不協和音が生まれてしまいます。社内の雰囲気が悪化し、最悪の場合、誰かが退職してしまうこともあるかもしれません。希望を反映できない月が続くと、スタッフの満足度を著しく低下させてしまいます。
シフト管理者の負担増
スタッフの希望を集約するシフト管理者も大変です。シフト表作成にあたってほとんどの場合、希望の受付期間は長く、作成期間は短いもの。毎月20日までに希望提出、25日に次月のシフト発表というスケジュールを仮定すると、20日間に渡ってスタッフの希望が蓄積されます。しかし、それを集約して形にする期間はたった5日間です。
このようなスケジュールで、全てのスタッフに対して公平なシフト表を作成するのは至難の技です。また、聞き間違えや写し間違えといったミスにもつながります。当然、スタッフからの不満が多ければ作り直しも考えられます。さらに、シフト表作成にかける時間が残業として認められていない企業もあるのです。
不公平なシフト表作成を続けるとスタッフの満足度は低下させるとともに、シフト管理者の負担を増加させてしまいます。
シフト管理ソフトでしっかり集約＆チェック
では、全てのスタッフが満足し、シフト管理者の負担が軽減されるシフト表の作成方法はないのでしょうか。近年、シフト管理ソフトを導入してシフトを作成する企業が増えてきています。収集したシフト希望をパソコン上で入力したうえでシフト表を作成し、完成したシフト表を保存していくものになります。
シフト管理ソフトの中にはスマートフォンを使ってシフト希望の収集や、完成したシフト表を閲覧することが出来るものもあります。こちらを利用することでスタッフは自宅や電車での移動中など、事業所内でなくても希望登録やシフトの参照が行えるようになります。
まとめ
スマホによるシフト希望入力や完成したシフト表の閲覧を行っているスタッフからは「これまで会社のエクセルでしか入力できなかったので、とても便利になった」、「伝えづらい希望もスマホなら入力できる」といった声が挙がっています。
また、シフト管理者は「入力率が向上し、負担が大幅に軽減された。公平なシフト表作成に役立っている」と話しています。
現在、スタッフからのシフト希望の収集や確定シフトの配布に苦労されているようでしたら、シフト管理ソフトを利用してみると、スタッフの満足度の向上につながるかもしれません。
JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、スタッフとのやり取りをスマートフォンで行うことが出来るシフト管理サービスの一つです。また、大きな特長は「シフト表の自動作成」で、様々な就業規則を考慮したシフトを自動作成することができます。
「勤務シフト作成お助けマン」には、早番・遅番・夜勤等の「1日1記号を割り当てるシフト表」を作成することが出来る「勤務シフト作成お助けマンDay」と、 10:00～17:30等の「時問を割り当てるシフト表」を作成する「勤務シフト作成お助けマンTime」があります。作成したいシフト表に合わせてサービスを選んでいただくことが可能です。
「お助けマン」では、本番利用時と同じ機能を2か月無料でトライアルできますので、システム化によって、スタッフとの連携が楽になるかどうか、満足するシフト表作成が行えるかどうかについて、是非お試しください。
