希望通りのシフト作成は難しい!?従業員が満足するシフトの作り方

希望通りのシフト作成は難しい!?従業員が満足するシフトの作り方

シフト希望の集約は難しい

シフト管理者は、従業員の希望をできるだけ反映させたいと思いながらシフト表を作成します。従業員が提出する希望の多くは「休み」。連休を取りたい人、飛び石で休みたい人、平日に休みたい人など様々です。

また、「休み」の希望だけではなく、早番遅番など時間帯の希望もあります。例えば「子どもの送り迎えがあるので中番しか入れない」、「遅番の次の日は早番を入れないでほしい」といった要望もあるでしょう。

シフトに重要な“公平性”

しかし、最も多い従業員からの要望は「公平に割り当ててほしい」ということです。

例えば、3人の従業員が「できるだけ土日に休みを入れたい」という希望を出したとします。しかし、2人だけ土日休みが多く、残った1人は平日休みばかりになってしまう、ということも考えられます。

シフトにおいて、公平を保つのは非常に難しいです。その理由の一つに、「従業員はシフト管理者に希望を伝えにくい」ということが挙げられます。新しく入社した人などは、自分の希望を大っぴらに言える状況ではないかもしれません。

また、「気を遣ってしまう」というのも日本人の特徴。「Aさんは夜に別の仕事をしているから早番を希望している。私も早番を希望したいけれど、夜に仕事があるわけではないので遅番でも可能」といった具合に、なかなか本心を伝えることができないものです。

シフト管理者は特定の人の希望を優先するのではなく、できるだけ公平に割り当てたいと思ってシフト表を作成するでしょう。ところが、数十人規模の事業所となると、多くの従業員が希望を提出します。全ての従業員の希望を受け入れると、シフトが埋まらないという事態に陥ってしまいます。

「公平を保ちたいけれど、シフトは埋めなくてはいけない」、「従業員から本心の希望を吸い上げられているかわからない」。このように、シフト管理者はとても難しいジレンマを抱えています。

希望通りでないと従業員満足度は低下

シフト管理者が抱えるジレンマをそのままにしておくと、どのようなことが起こりうるでしょうか。先述の、3人の従業員が「できるだけ土日に休みを入れたい」という希望を例に考えてみます。

2人は希望通りに休みを配分でき、残り1人の休みは平日ばかり。これは会社の都合上、仕方のないことです。ひと月程度であれば、多くの従業員は理解してくれることでしょう。しかし、これが何ヶ月も続くと、平日ばかり休みを入れられた従業員には不満が募ります。

「希望を出したにも関わらず、その希望が反映されない」、「あの人は毎月、希望通り土日休みが取れている」と不協和音が生まれてしまいます。社内の雰囲気が悪化し、最悪の場合、誰かが退職してしまうこともあるかもしれません。希望を反映できない月が続くと、従業員の満足度を著しく低下させてしまいます

シフト管理者の負担増

従業員の希望を集約するシフト管理者も大変です。シフト表作成にあたってほとんどの場合、希望の受付期間は長く、作成期間は短いもの。毎月20日までに希望提出、25日に次月のシフト発表というスケジュールを仮定すると、20日間に渡って従業員の希望が蓄積されます。しかし、それを集約して形にする期間はたった5日間です。

このようなスケジュールで、全ての従業員に対して公平なシフト表を作成するのは至難の技です。また、聞き間違えや写し間違えといったミスにもつながります。当然、従業員からの不満が多ければ作り直しも考えられます。さらに、シフト表作成にかける時間が残業として認められていない企業もあるのです。

不公平なシフト表作成を続けると従業員の満足度は低下させるとともに、シフト管理者の負担を増加させてしまいます

管理ツールでしっかり集約&チェック

では、全ての従業員が満足し、シフト管理者の負担が軽減されるシフト表の作成方法はないのでしょうか。

近年、自動管理ツールを導入してシフトを作成する企業が増えてきています。これは条件などを入力すれば、ソフトが自動的にシフトを作成してくれるもの。 例えば、鉄道情報システム株式会社が提供している「勤務シフト作成お助けマン」があります。

特に注目されているのが「スマートフォンオプション」。同サービスに加入することで、従業員は自宅や電車での移動中など、事業所内でなくても希望登録やシフトの参照が行えるようになります。

勤務シフト作成お助けマンの「スマートフォンオプション」画面

スマホだから入力しやすい

従業員からは「これまで会社のエクセルでしか入力できなかったので、とても便利になった」、「伝えづらい希望もスマホなら入力できる」といった声が挙がっています。また、シフト管理者は「入力率が向上し、負担が大幅に軽減された。公平なシフト表作成に役立っている」と話しています。

「勤務シフト作成お助けマン」のスマートフォンオプションは、まず従業員が自身の希望をスマートフォンで登録します。スマートフォンを利用しない従業員がいる場合は、シフト管理者が管理画面から代理で入力。希望登録の際は「日勤または早番」など、複数の希望を提出することも可能です。

シフト管理者が募集を締め切ると、従業員は編集ができなくなります。その後、シフトが自動作成される仕組みです。シフトが確定すると従業員は、スマートフォンで自分のシフト表が確認できるようになります。

現在、すでに「勤務シフト作成お助けマン」を導入している企業の多くがスマートフォンオプションにも加入しており、従業員が満足するシフト表作成をサポートしています。

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