シフト作成・管理がこんなに簡単に!?効率化ソフトのススメ

シフト作成・管理がこんなに簡単に!?効率化ソフトのススメ

手作業でのシフト作成は時間のムダ!

シフト表を手作業で作成すると、非常に時間がかかってしまいます。例えば50人の従業員を抱えるコールセンターのシフト管理者が、エクセルデータでシフト表を作成するとしましょう。翌月のシフトを作成するため、15日までに各従業員から希望を提出してもらいます。

まずは手書きで希望を紙に記入しその後、エクセルに打ち直します。25人分の入力まで終わった20日に、ある従業員から急遽、休み変更の申し出がありました。すると数日分の体制に不備が出てしまったので、やり直しに。いよいよシフト確定の25日。ところが、まだ数名の従業員から希望の提出がありません。

シフト管理者にとって、このようなことは日常茶飯事。手作業でシフト作成をしている管理者の多くは、約10日間をこの業務に費やします。これでは本業に集中できず、支障をきたす場合もあります。シフト表に記入漏れや入力ミス、偏りが生まれてしまい、従業員のモチベーションを低下させる恐れもあります。手作業のシフト作成は時間のムダと言えるでしょう。

シフト管理者の4大悩みのタネ

シフト管理者の頭を悩ます原因は幾つかあります。順にご紹介しましょう。

その1:属人化

まずはシフト表を作成できる人材が限られる「属人化」です。

シフト表を作成するには、従業員の特性と現場のルールをしっかりと把握しなければなりません。つまり、仕事を理解した経験者でないと難しくなります。また、エクセルでシフト表を作成すると、長く扱っていた担当者にしか分からない設定になりがちです。「前任者が使っていたエクセルのマクロ設定が複雑で使いこなせない」と言ったケースは多々あります。

その2:人数の多さ・職種の多さ

次に従業員の「人数の多さ・職種の多さ」が挙げられます。

特に介護や医療業界となると法的に義務付けられた人員配置、有資格者の配置、日勤と夜勤の兼ね合いなど、満たさなければならない条件が多くなります。従業員の人数、職種が多ければ多いほど、ミスは発生しやすくなります。介護や医療の現場における人員配置ミスは致命的。つまり、シフト表作成には心労が尽きません。

その3:急な変更への対応

また、「急な変更」にも対応しなければなりません。

従業員の急な欠勤はシフト管理者が最も恐れることの一つです。さらに、「来月から夜勤ができなくなった」、「来週から週休2日から3日にしてほしい」と言った要望もあるでしょう。シフト管理者としては頭ごなしに拒否するのではなく、従業員の希望を受け入れられるか検証したいところ。この確認作業も大変な重労働です。

その4:公平性の確保

最後に「公平性の確保」です。

管理する従業員が多ければ、意見も様々になります。「忙しい金曜日ばかりシフトに入れられている」、「自分だけ土日の休みが極端に少ない」などの問題が考えられます。さらに「慣れない新人が多い現場が続く」といったスキルや経験による偏りもあります。このような状態は従業員にとっても大きな問題。全ての従業員に等しく公平性を保つシフト表作成は、とても難しいものです。

属人化」、「人数・職種の多さ」、「急な変更」、「公平性の確保」はシフト管理者にとって、4大悩みのタネと言えます。

自動作成ソフトでシフト作成・管理を大幅時短

これらの課題を一気に解決する方法が「自動作成ソフト」です。

「自動作成ソフト」は、特定の条件などを設定すれば自動で最適なシフトを生成してくれる仕組みで、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。特にクラウド型サービスは、パソコンとインターネット回線のある環境下であればすぐに導入可能という利点があります。

自動作成ソフトは、先ほど挙げた手作業での課題を解決します。

属人化を解消し、人数や職種の多さにも対応

わかりやすい操作性や、シフトルールの共通化によって「属人化」という課題を解決します。また、人間に変わってソフトが人数計算や条件考慮を行うので、数え間違いや入力ミスといったヒューマンエラーも削減されます。これは「人数・職種の多さ」という課題解決にもつながります。

希望シフトの変更にも困らない

従業員からの希望シフトの集約を、スマートフォンからの入力で行い、集約期限までなら随時変更を行えるので、面倒だった作り直しの手間が軽減。シフト作成者の作業負担を軽減するするだけでなく、従業員の満足度向上にもつながります。

また、条件を個人に合わせて設定できる機能もあるので「遅番の翌日は早番を割り当てない」、「スキル3未満の人員を2人以上にしない」といった、独自のルールを策定すれば「公平性の確保」を実現したシフト表作成が可能になります。

自動作成ソフトで時間を削減しよう

先述の50人規模のコールセンターで考えてみると「自動作成ソフト」を活用すれば、従来の手作業で10日間程度費やしていた業務を1日、2日間で完了させることができるようになります。

また、操作に慣れると、たった数分になるとも。この大幅な時間短縮により、導入済みの企業は「25日に確定していたシフトを前倒しにできた」というケースもあるそうです。

時間の浪費により、悪循環に陥りがちなシフト表作成。効率化ソフトを利用することは、業務の時間短縮とともに、シフト管理者や企業にとって様々なメリットがあります。ご興味のある方は、以下の記事もご参考になさってください。

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