日本では、以前から働き方改革や業務効率化の一環としてテレワークの必要性が高まっていましたが、昨今の感染症拡大による対策において企業はさらに対応が迫られるようになりました。今回は、テレワークに関する解説と、テレワーク、在宅勤務、時差出勤が、シフト表作成にどのように影響を与えるのかについて解説をします。
テレワークが求められる背景
以前より、企業はテレワークの必要性が求められていました。いくつか理由はありますが、大きなものだと「労働力不足への対策」と「事業継続」が挙げられます。
社員全員が朝から夜まで会社に来て働けるわけではない
昔は、朝会社に出勤し、夜遅くまで働くことは当然。それに対応できない人、例えば育児や介護をされている方は、能力があったとしても企業に勤めることは難しく、泣く泣く会社を去る方もいました。
日本は超高齢・人口減少社会を迎えており、働く人自体が少なくなっている状況です。フルタイムで働ける人だけで企業活動を行うには無理があり、労働力不足を招いてしまいます。
男性・女性関係なく、育児をするのは当たり前。親の面倒を見るのも当たり前の時代です。朝から晩まで会社に出勤して働けない人は、今後ますます増えていきます。会社に来なくても働けるようにする環境づくりが、企業には求められるようになっているのです。
災害・感染症への対応
日本は災害大国と呼ばれるくらい、毎年のように災害が発生しています。地震や台風、豪雨、噴火など、様々な災害に見舞われています。その災害は、近年では増えている傾向にあるとも言われています多くの人が通勤で利用している鉄道会社は、実際に被害にあったときだけでなく、混乱を防ぐために、計画運休をするケースも増えてきました。通勤で利用している交通手段が遮断されることで、従業員は、自宅待機を余儀なくされます。
上記のケースにおいて、数日に渡り出勤できないケースも考えられます。そんな中でも事業を継続させなければならない業務はあり、会社に出勤をしなくても仕事ができる体制が求められています。
また、感染症の拡大時においては、交通手段は通常通りであっても、感染拡大を防ぐために通勤ラッシュを避ける必要が出てきます。事業の継続を行いつつ、従業員の健康を守ることや、企業内で感染を広げないこと、社会への感染症拡大の抑制のためにも、在宅勤務や時差出勤が推奨されるようになっています。
テレワークの効果
テレワークは、単に災害時や感染症対策のためだけでなく、様々な効果があります。
短時間勤務の従業員がフルタイムで働けるようになった
家から会社までの往復の通勤で、何時間も要している人は多いでしょう。テレワークによる在宅勤務が認められれば、通勤時間を勤務時間に割り当てることも可能です。
また、育児や介護をされている方だと、どうしても子供や要介護者の世話をしなくてはいけない時間が発生してしまいます。その他の家事の時間など所要もあるでしょう。その時間は勤務時間から除くことを条件に、勤務をしてもらうことで、自宅にいながらも業務を遂行できることができるようになります。
結果的に、短時間勤務しかできなかった従業員でも、フルタイムで働くことができるようになるかもしれません。今まででは、短時間勤務者用の仕事を割り当てるしかなかった企業でも、働いていた部署から異動することなく、継続して仕事をさせることもできるようになります。
災害時の自宅待機でも業務を遂行できる
交通手段が寸断された際、テレワークを利用した勤務ができないと、従業員には単に自宅待機として指示をするしかありません。その時間は特に仕事はできませんので、従業員の給与は発生しますが、成果が得られない状態になります。
テレワークを活用すれば、自宅で仕事をしてもらうことも可能となり、業務を滞りなく遂行できるようになるメリットがあります。生産性、コストの面でメリットがあるのです。
従業員としても、無理に出勤せずに自宅で仕事をして、状況が落ち着いてから出勤すれば良いので、安心して業務にあたることができます。
営業担当者は自宅近くの訪問先を回り効率化
営業部門では、毎朝の定例のミーティングをしているところもあるでしょう。また営業報告書を書くために、事務所に戻って作業をしている人もいるかもしれません。
営業担当者が、朝に必ず会社に出勤し、営業先を回って、会社に戻る。決して効率が良いとは言えません。
毎朝のミーティングはWeb会議でどこからでも参加できるようにする。営業報告書の作成は、事務所以外でも作業できるようにする。そうすれば、朝一や夕方に自宅近くの営業先を回ることができ、移動時間を短縮できるようになります。その効率化できた時間を、営業報告書の作成や提案資料作成に費やし、良いパフォーマンスを上げることが期待できます。
テレワーク・在宅勤務制度の導入の進め方
今まで、会社に出勤するのが当たり前の働き方をしている企業においては、どのようにして取り組めば良いでしょうか？どういった点を注意すれば良いでしょうか？
徐々に取り組みを進めていくことが重要
テレワーク、在宅勤務の制度を導入していなかった企業が、いきなりすべての業務を会社以外で行うことは難しいでしょう。
まずはテレワークでできそうな仕事と、会社でないとできない仕事に分けることから始めます。最初は、テレワークでできそうだと思われる仕事から始めてみて、問題、課題を洗い出してみる。その問題、課題が解決できれば、徐々にテレワークの業務の範囲を増やしていく。
災害時や感染症対策のことも考慮し、徐々にテレワークの業務を増やしていくことで、緊急時にも問題なく業務を継続することができるようになります。
全員ではなくチームを分けて導入
災害時や感染症対策のための方策だとしても、全員がテレワークで在宅勤務を行うことは難しいでしょう。金融機関やインフラを支えている企業では、スプリットチーム制またはスプリット・オペレーションと言われる方法を導入して、対応している企業があります。
どういう方法かというと、同じ仕事をしているチームメンバーを2チーム以上に分けて、同じ時間、同じ場所で仕事をせずに、業務を遂行するというものです。そうすることで、例え1チームで何らか問題（災害や感染者の発生など）があり、業務を遂行できない場合でも、もう1チームで業務を継続することができるようになります。
在宅の従業員と出勤して対応する従業員の分け方もありますが、本社と支社など、出社する拠点を分けることも含まれます。
感染症対策における在宅勤務・時差出勤でのシフト表作成方法
在宅の従業員と出勤する勤務者を分けることや、時差出勤を行うということは、ローテーションで対応する必要があり、シフト表作成にも影響が出てきます。
シフト表作成の初心者がいきなりシフト表を作れるか
既に交代勤務をしていて、常日頃からシフト表を作成している職場では、在宅勤務や時差出勤の影響を受けてのシフト表作成は、そこまで難しくないでしょう。
逆に、今まで1種類の勤務、例えば9時から17時までの勤務を基本としていた職場では、在宅勤務や時差出勤によって、初めてシフト表を作成することになります。
シフト表を作成したことがある人はその難しさは理解していますが、作成したことがない人は、その勘所が分かりません。勤務条件に合致して、従業員の希望を反映したシフト表を作成することは、パズルのようだと言われており、非常に難しいものなのです。
長期戦になれば、従業員の要望も増えてくる
災害時の事業継続と感染症対策による事業継続の違いの一つに、時間があります。災害の場合は、発生しても局所的で、発生した時点ですぐに復旧作業に移る形となります。一方、感染症対策の場合は、日本だけでなく、全世界に広がります。また、対策は長期戦になることが多いと言われています。
短期間であれば、従業員も何とか我慢して対応してくれるかもしれませんが、長期になるとストレスもあるでしょうし、家庭やプライベートのことで、各自が置かれる状況も変わってくるでしょう。
そうなれば、従業員のシフトに対する要望が増えてくることが想定されます。そうした場合には、シフト表作成が複雑で難しい作業であることに、改めて気付かされるかもしれません。
▼シフト表に対するスタッフの不満については、こちらの記事をご覧ください
こんなシフトは嫌だ！問題あるシフト表を作成していませんか？
シフト表作成ツールの活用のススメ
非常事態の状況においては、普段行うことのない難しい判断や業務を遂行する必要があります。適切な人員配置も管理者には求められることになります。
普段慣れない業務であるシフト表作成については、さまざまなシフト表作成ツールがリリースされているので、それらを活用して、少しでも業務を効率化させる方が良いでしょう。
▼シフト表作成のツールについては、こちらの記事をご覧くださいシフト表を自動作成！便利なツール8選│毎月の勤務調整を効率化
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