シフト作成を引き継ぐ際に、気を付けたい5つのポイント

シフト作成を引き継ぐ際に、気を付けたい5つのポイント

エクセルで作成したシフト表の落とし穴

現在、大半のシフト管理者がエクセルでシフト表を作成しているのではないでしょうか。

エクセルはマスの数や大きさ、色などを自由に変更できるので、「早番」、「遅番」、「休み」など様々な条件を見分けるのに最適。さらに、マクロボタンを駆使することで「AさんとBさんは必ずペアで勤務する」、「Cさんは遅番翌日の早番はNG」といった複雑な条件を自動設定することも可能です。

ところが、便利なゆえにシフト管理者自身しか把握できない、いわゆる「属人化」したエクセルデータになってしまうのも事実です。例えば、「赤=早番、青=遅番、黄=休み」と色分けで勤務体系を管理するシフト管理者がいます。一見、見やすく綺麗に管理されているようですが、他の人が見た時はわかりづらいかもしれません。

「◯」「×」「△」が他の人に伝わるか

抽象的な記号を用いたエクセルのシフト表も、初見では理解が難しいでしょう。

特に物流系の企業は、配達員の勤務体系に加えてルートの管理も行います。「都△」「都▽」などで表現してしまっては、新人配達員らの混乱を招くことになってしまいます。

もちろん、欄外に参照を設ける人もいるでしょう。しかし自身の該当欄以外のスペースに「都△=東京都北部および埼玉ルート/都▽=東京都南部および神奈川ルート」と記載されていても、把握するのに時間がかかってしまいます。

また、マクロ機能を多用しすぎることで、シートが何枚にも膨れ上がってしまうことも。通常、エクセルでのシフト表はひと月1シートが妥当。出力画面は1シートに集約しているものの、シフト管理者は別シートを参照してシフト表作成をしているというケースも見受けられます。

前任者しか把握していないシフト表の引き継ぎ

属人化されてしまったエクセルによるシフト表。確かにシフト管理者が長期にわたって継続して使用する分には問題ではありません。しかし、異動や退職に伴ってシフト管理者を引き継ぐ際に、大きな弊害を生みます。

前任者が決めたルールやマクロが複雑すぎると当然、後任者の負担が増えます。理解するのに時間がかかりますし、お互いの考え方も違うでしょう。

前任者は会社の都合を優先させたシフト体制、一方の後任者は「自分がシフト管理者になったらスタッフ目線のシフト管理を目指す」と考えているかもしれません。

この違いだけで「管理するための条件が足りない」、「この条件を自動化させるマクロ設定は不要」などの差異が出てきます。引き継ぎ業務は往々にして短い期間で行われるものなので、後任者の理解が追いつかないまま実務を迎えることになります。手探りでシフト表を作成すると、トラブルにつながるでしょう。

引き継ぎで気を付けるべきポイント

シフト管理の業務は、急な異動でも後任者がスムーズに業務に取り組めるよう、常に引き継ぎを念頭に置くことが大切です。

エクセルによるシフト作成引き継ぎの際に、気を付けるべきポイントは以下の5つです。

(1) ルールをシンプルに

色分けルールで使用する色はせいぜい4色ほど。遅番は夜を連想させる黒などとし、覚えやすいルールを適用しましょう。

(2) マクロ設定を多用しない

エクセルによるシフト表で最も混乱を招くのがマクロ設定です。その日の出勤人員を割り出す、従業員の休日算出、といった程度の簡単な設定にとどめた方が良いでしょう。

(3) シート枚数を無闇に増やさない

出力画面(シフト表)ページ、マニュアルページ、従業員希望集約ページなど、3ページほどでまとめられるとベターです。

(4) マニュアルを別紙でまとめておく

決められたルールや踏襲すべきこと、優先順位が低いものなどはマニュアルとして別紙でまとめておくと良いでしょう。出力画面ページの端にメモ程度で記載しておくと、伝え漏れてしまうことがあります。

(5) いつ誰がどのページを見てもわかる

従業員の希望集約などプライベートな情報以外のページは、誰が見てもわかるようにしておきたいところです。日常から従業員がシフト表に馴染めていれば、引き継ぎもスムーズに進みます。

誰にでも操作できる単純明快なシフト作成・管理ツール

鉄道情報システム株式会社が提供しているシフト作成・管理ツール「勤務シフト作成お助けマン」は、シフト作成・管理業務の引き継ぎにも適しています。

まずは一覧性。エクセルのインターフェースを踏襲しており、コピー&ペーストで既存データから転用が可能。今までエクセルを利用していたシフト管理者もストレスなく利用できます。管理画面は薄いピンクをベースにグレーのフォントを採用。見やすさを追求したデザインです。

勤務シフト作成お助けマン 勤務表作成画面

高い操作性も選ばれている理由の一つ。主に利用する機能ボタンは中央に大きく配置されています。また、作業ごとにウィザードが用意されており、次に何を設定すれば良いかがすぐに把握できます。各項目のラジオボタンも多めに用意されており、様々な選択肢から使い勝手の良いものを選ぶことができます。

勤務シフト作成お助けマン メニュー画面

このように、誰もが簡単に扱えるシフト作成・管理ツールであれば、システムの説明をするだけで引き継ぎ業務は完了。前任者が培った複雑なルールを引き継ぐのではなく、ツールの使い方のみを引き継ぐというのが、スマートなシフト作成・管理業務の引き継ぎと言えます。

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