社会の多様なニーズに応え、さまざまな面から産業を下支えする工場現場は、長時間の安定的かつ効率的な稼働状態を維持することが望まれる場であり、シフト管理がとくに重要となる場です。
改めて稼働させるには、かなりの時間とエネルギーを必要とする設備のある工場も多く、そのようなところでは、24時間体制での連続稼働管理が求められることもしばしばあります。生産や出荷が止まってしまうと、社会に大きな影響を与える領野を担っており、社会のインフラの一部として稼働し続けなければならない工場もあります。
さらに規模の大きな工場になると、管理業務も多岐にわたり、シフト管理が煩雑になりがちです。近年は中小規模の工場であっても、生産ラインの多角化・多様化が求められ、柔軟で細やかな対応ができなければ生き残ることが難しく、より従業員の生産性を高められるシフト管理の工夫が必要といった背景もあるでしょう。
よりシンプルで楽に、正確に、効率良く生産性の高いシフト管理が、あらゆる工場現場で求められています。今回は、そうしたシフト管理の課題を抱える担当者の方に、知っていただきたいポイントとおすすめのシステムをご紹介します。
- 工場のシフト表の特徴
- 工場のシフト管理の課題
- シフト管理システムのメリット
- シフト管理システム選びのポイントは
- 工場向けシフト管理システムおすすめ
①勤務シフト作成お助けマン
②Touch On Time
③Universal勤次郎 - まとめ
工場のシフト表の特徴
まず工場のシフト表として、どのような特徴が一般的な傾向としてみられるのか確認しておきましょう。
勤務形態
工場の勤務形態は、主に3つのタイプに分けられます。1つ目は「日勤」です。漢字が示す通り、日勤は日中昼間の時間帯を中心に働きます。朝9時から18時まで、途中1時間の昼休憩を挟む8時間勤務などの形態があります。日勤のみで回せる工場は少ないですが、自然な活動時間帯に勤務時間が当たっているため、生活リズムを保ちやすく、ワークライフバランスも良好にしやすいでしょう。日勤メインの場合、土日祝日も休めるケースが多いため、その点でも働きやすさがあります。
2つ目は「夜勤」です。夜勤は夜間から早朝にかけての時間帯で働きます。22時に入り、翌朝7時まで、途中休憩を挟んで8時間勤務するといった形態がみられます。労働基準法第37条第4項の規定により、22時から早朝5時の労働では深夜手当をつけ、時給の25％アップとすることになっていますから、朝が苦手であったり、若く体力があって給与重視の働き方を望んでいたりする労働者にとっては、メリットのある働き方と言えます。混雑する通勤時間帯を外して移動しやすい良さもあるでしょう。雇用側にとっては、夜勤が多いと手当が膨らみ、人件費が増大するため、導入バランスを考えなければなりません。
3つ目は「交代制」勤務です。交代制は組まれたシフトに従い、日勤と夜勤、または夕勤（準夜勤）など異なる時間帯での労働をローテーションで提供していくスタイルです。工場を運用する雇用側が、1日の間を2つ以上の勤務時間に分け、それぞれの時間帯に働く労働者をチームとし、交代させながら連続運用していきます。時間帯の分割の仕方や、人数の割り振り方は、その工場の業種業態特性などによって異なります。
交代制について
工場のシフト表では、2交代制または3交代制の採用が多く見受けられます。どの時間帯に何日連続勤務するのか、労働者の負担を考えながら、予算内で高い生産性と効率性を維持できるよう、うまくチーム分けを行ってシフトを組んでいかねばなりません。もちろん、法令違反となることがないよう、チェックを徹底することも必要です。
2交代制は、日勤と夜勤の2つの時間帯に分け、入れ替わりで回していくことを前提にシフトを組むものです。いくつのチーム（班）に分けるかによって、さらに細かく分類されます。
2直2交代制は、土日休みなどで2チームに分けて働きます。工場が停止している時間帯があっても問題のないケースでは、この形態でも問題なく運用できますが、24時間稼働の工場では12時間労働となってしまうため、労働者に過剰な負担がかかりやすくなってしまいます。12時間労働の場合、週ごとに昼夜を反転させ、時間外労働を組み込んで回していくこととなります。あまり一般的ではありませんが、繁忙期のみ夜勤が必要、24時間稼働になるといった工場では、こうしたシフトを組むケースもみられます。
3直2交代制は、24時間稼働、土日休みもなしで運用したい工場にしばしばみられる形態です。日勤と夜勤を組み合わせながら、4日出勤して2日休みといったシフトが多く、月の3分の1は休暇、比較的無理なく働け、先々まで予定を立てやすいメリットがあります。
4直2交代制は、24時間稼働、土日休みなしの工場で、変形労働時間制を取り入れ、より長い拘束時間の日勤と夜勤によるシフトが組まれるタイプです。勤務日の負担は大きいものの、およそ月の半分は休みとなるため、しっかり稼ぎながらオンもオフも充実させたい労働者に人気があります。
連続2交代制は、4班で24時間稼働ではないものの、土日休みはなく、365日運用する日勤と夕勤（準夜勤）のような組み合わせでシフトを組むタイプのものです。主に自動車メーカーの工場で働く期間工などに採用例がみられます。
3交代制は、6:45～15:00、14:45～23:00、22:45～翌7:00といった3つの時間帯、日勤、夕勤（準夜勤）、夜勤に分けて働くスタイルです。こちらもいくつのチーム（班）で回すかにより、違ったタイプのシフト分類になってきます。
3直3交代制は、1日の勤務時間を8時間程度に抑えながら、引き継ぎの時間もきちんと設け、ある程度緩やかに班の入れ替わりを進めていく方法です。24時間稼働の工場を運用する場合、シフトとして無理なく回しやすいタイプといえます。この場合の工場は、土日は休みとなることが一般的です。
4直3交代制は、4つの班で24時間稼働、土日休みもなく、日勤・夕勤（準夜勤）・夜勤を回していくシフトです。こちらも引き継ぎを丁寧に行いながら、効率良くスムーズに連続運用を実施していけるタイプといえます。1日8時間程度の勤務時間で、労働者の負担も抑えられ、基本的に残業が生じないことから、働きやすさ、手当による人件費の増大抑制といった面でもメリットがあります。
▼ 「工場の勤務タイプ」「交代制勤務」については、以下の記事も参考にしてください
工場のシフト管理の方法とは？勤務タイプ別の特徴と運用のコツ
夜勤がある業種必見。2交代制、3交代制など交代勤務のシフトを徹底解説！
早番、遅番とは
シフトの中で、「早番」「遅番」といった言い方をすることがあります。早番とは、最も先、早い時間帯の勤務枠で就業する当番を表します。7時前後など朝の時間帯から働く勤務時間がおよそそれに当たります。仕事の内容面では、その日1日の就業準備などを担当することも多くなります。
これに対し、遅番は、最も後、遅い時間帯の勤務枠で働く当番で、夕方や夜の時間帯から勤務するものとなります。深夜手当により高時給で働きやすいほか、早番より残業が生じやすい傾向にもあるため、稼ぎやすいという点で遅番を希望する従業員もいます。
労働基準法の定めに従いながら、シフトを組んでいきますが、個々の従業員における負担が平等になるよう、早番と遅番を均一に割り付けるケースがある一方、それぞれの希望を尊重し、早番が多め、遅番のみなど個々に違った配分での割り付けを行うケースも広く見受けられます。
希望を尊重する方が、働き手にとっては自身の生活スタイルに合った勤務とできるため、満足度は高まりやすい傾向にあるでしょう。ただし、その分だけシフト管理はさらに複雑となり、配慮しなければならない要素が増えることにもなります。
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工場のシフト管理の課題
工場には、多様な職種の正社員や派遣・契約社員、パート・アルバイトの従業員などがそれぞれに関係し、働いているという特徴があります。製造ラインの作業や検品・品質管理、梱包・発送、仕分け、生産管理、設備管理、工務、総務、事務職、管理職など業種業態にもよりますが、他の業界と比べても、さまざまな人の複雑な関わりがある現場といえるでしょう。
こうした多様な人々が、どの工程に、誰がどういったかたちで、何時間携わり、勤務したのか、正確に把握しなければ、適切な勤怠管理を行うことができません。さらに時間交代制でシフトを組んでいれば、職種と工数管理、勤怠管理の連携をうまくとることが難しく、独立した管理の後に整合性がとれるよう調整するといったやり方では、対応しきれない煩雑さが生じ、担当者を悩ませるもとになってしまいます。
シフトを管理し、正しく交代制で回っていることを確認する打刻管理も、雇用形態もまちまちな従業員を抱える大規模工場ともなると、容易ではありません。PCで管理していても、個人向けの端末がないケースが多く、複数人で利用するため、打刻の列ができてしまったり、操作説明・チェック・修正など手間が増えてしまったりすることもしばしばです。タイムカード打刻も勤務時間帯に応じ、誰がどのタイミングで打刻したか、きちんと管理できねば、不正も生じてしまいます。
これらの集計作業の負担が過大になる点も問題です。最終的に手集計になる、修正作業が多く追加手続きの負担が大きいといったケースも少なくありません。
さらに年間を通じて一定の稼働ペースになるとは限らず、繁忙期と閑散期がある場合も多いでしょう。その場合には、閑散期に余分な人件費をかけてしまったり、繁忙期に変形労働制などを取り入れたシフト管理に追われ、気がついたら法定労働時間超過となっていた、年次有給休暇の考慮ができていなかったなど、知らず知らず法令違反を起こしてしまう危険もあります。
このように、多様な従業員、多様な勤務時間帯が複雑に入り混じり、煩雑になる一方の工場におけるシフト管理は、課題とリスクの多い、過剰な業務負担を生じさせる傾向の強いものとなっているのです。
シフト管理システムのメリット
煩雑化したシフト管理の業務負担を軽減し、勤怠管理を適正化したい場合、まず考えられるのが、属人化されている業務をシステムに転換することです。近年は高度かつ操作性の高いシフト管理システムも多く誕生し、これらを導入して課題の解決を図る工場も増えてきました。では、シフト管理システムにはどのようなメリットがあるでしょうか。
シフト管理システム導入における最大のメリットは、やはり効率良くシフト作成と管理が実行可能になることでしょう。多様な雇用形態の従業員、複数の勤務時間帯の組み合わせがある場合でも、条件を入力すれば、手間のかかるシフト作成作業をおよそ自動化することができます。個々の従業員の希望も一括管理でき、担当者の手間や工数は大幅に削減できるでしょう。
また、正確で平等なシフト表の作成と管理が容易に実現できることもメリットです。Excelなど手作業で作成・管理を行っていると、どんなに注意していても、入力ミスやシフト配分の偏りが生じてしまうことがあります。修正を重ねるうちに、法定労働時間を超えていたなど意図せず法令違反を犯してしまう場合もあります。さまざまな要素を加味しながら、人間の手でシフトの作成管理を行う作業は、かなりの経験と知識を要する高度な業務となるため、属人化し、引き継ぎが困難になる、チェック機能が働かないといった事態を生じさせるリスクもあるでしょう。システム化は、こうした問題を解決できる方法となります。
コスト削減と生産性の向上につなげやすいこともメリットに挙げられます。シフト作成と管理にかかっていた手間や工数が削減されれば、それだけ人件費を抑えられ、より本質的な業務にリソースを振り向けることが可能になります。ある業務工程に対し、必要以上の人手をかけてしまうことや、従業員の希望に対する実際のシフトの偏りなど、作成時における問題も最小化できますから、適切で不平等感の少ない運用が可能となり、スムーズな現場連携と最適化、さらに従業員の満足度向上といった複合要素で、大きく生産性をアップさせられる可能性もあります。
シフト管理システム選びのポイントは
シフト管理システムには、さまざまなタイプのものがあります。導入しさえすれば良いというわけではなく、より効果の高いものを賢く選定しなければなりません。また、どのシステムが最善か、その答えは個々に異なり、ひとつに決まるものでもありません。大切なのは自社にとって、その工場にとって、ベストな選択をすることです。
しかし、そう理解していても、どんな点に注意して選べば良いのか、何に注目すべきか分からないという方も多いでしょう。そこで、システム選定時の主要ポイントを解説します。
業種・企業規模
まず、そのシステムが対象とする企業規模が自社に合っているか、確認しましょう。中小の工場であるのに、大規模工場向けの複雑で高度な機能を有したシステムを導入しても、十分に使いこなせません。反対に、複数の工場現場を一括管理したいケースや、大規模工場で大人数の勤怠管理が必要であるケースで、対応できる機能がなければたびたびトラブルや手作業での調整・修正に追われることとなってしまいます。
想定されている企業規模、搭載されている機能の要不要を細かく確認し、検証してください。打刻の方法など、日々の勤怠管理に重要な機能の設計にはとくに注意してチェックします。交代ラッシュの時間にも行列ができない手法、不正打刻の防止、一括管理に向けた発行・回収のしやすさといった点で評価していくと、間違いがありません。
システムとして、業種特性に合っているかどうかも重要です。例えば飲食店と製造工場、介護保育現場などでは、それぞれシフトの組み方が異なり、管理に当たって配慮すべき内容も大きく異なります。導入する以上、既存システムとの連携がスムーズであることも含め、自社の運用体制、業種傾向に合ったものか、よく検討する必要があります。
勤務形態との相性や操作性
工場の場合、複数の雇用形態、勤務形態の労働者が入り混じっていることが一般的で、それによるシフト管理の複雑さ、煩雑さがしばしば問題になっています。選定するシフト管理システムが、そうした多様な働き方を柔軟にカバーし、作成・管理支援ができる機能を持っているかどうか、確認しておくことがポイントになるでしょう。
特に活用したいのが「シフト表の自動作成機能」です。事前に設定したさまざまな条件をもとにシフトを作成します。日勤や夜勤、交代制、繁忙期・閑散期における増減管理、時間外労働や変形労働時間制など、細かな設定が無理なく行え、確認も容易なシステムが良いシステムです。個々の従業員からのシフト希望も、スムーズに反映できると使い勝手が良いでしょう。
また、日時によって製造する製品の品質や生産性にムラが出ないよう、スタッフの経験やスキル、相性などの情報を登録し、均質化されたシフト管理を行うことも可能です。その面で、誰もが使いやすい操作性もポイントです。世代やITリテラシーなど、従業員間に違いがあることを考え、安心して使える仕組みか、ヘルプ・サポート体制は万全か、チェックしましょう。
システムが必要とする物理的環境面にも注意が必要です。生体認証などで精密機器の専用端末を用いる場合、工場の現場環境に設置しても大丈夫か、確認せねばなりません。Wi-Fi環境などの問題がないことも事前に確認しておくべきです。
コスト
どんなに優れたシステムであっても、費用対効果に問題がある仕組みは採用できません。システムで全てを賄おうとするのではなく、必要機能に絞り込み、予算内に収まるものを選ぶのが賢い方法です。
導入にあたり初期費用はどの程度必要か、使っていく上での課金制度はどういった内容か、目先の額にとらわれず、トータルコストで考えていく視点を大切にしましょう。ユーザー1人あたりの課金が行われるサービスでは、月内での従業員異動がある場合など、無駄を多く生じさせてしまう可能性もあります。一方、繁忙期と閑散期で利用人数が大きく異なるのに、ユーザー人数で変化のない定額制であるために損をするといった場合もあるでしょう。
自社の利用の仕方で、無駄のない課金制度となるシステムを選ぶと、コストの最適化、費用対効果の改善を図りやすくなります。
工場向けシフト管理システムおすすめ
工場・製造業向けを売りとしているシフト管理システムは意外と少ないものです。ここでは工場・製造業向けのシステムにおいてシフト管理機能を持つものをピックアップしましたので、その主な特徴とともにご紹介します。
※各サービスのホームページで確認できた情報を掲載しています。正確な情報については、各サービスの運営会社までお問い合わせください。
① 勤務シフト作成お助けマン
勤務シフト作成お助けマンは、鉄道情報システム株式会社（JRシステム）が提供するシフト管理サービスです。最適化AIによる自動作成が可能で、自動作成精度の評価が高いことが特長です。
早番や遅番など、勤務の記号を割り当てるシフト表向けの「勤務シフト作成 お助けマンDay」と、パートやアルバイトを中心とした、時間を指定するシフト表向けの「勤務シフト作成 お助けマンTime」の2つのサービスラインナップを用意しています。
勤務シフト作成お助けマンDayにおいては、複雑な勤務の並び方を考慮したシフト表を作成することが可能であり、製造業における実績も多数あります。
- サービス名：勤務シフト作成お助けマン
運営会社：鉄道情報システム株式会社（JRシステム）
ホームページ：https://www.otasukeman.jp
② Touch On Time
Touch On Timeは、株式会社デジジャパンが提供する勤怠管理システムです。タイムレコーダー等の入退室管理機能のみでなく、シフト管理機能も有しています。スケジュールパターンを用意して、スタッフに割り当てることで基本的な業務パターンを設定することができます。そのうえで、スタッフからのシフト変更要請を受け付けてシフト表に反映させることが可能です。
- サービス名：Touch On Time
運営会社：株式会社デジジャパン
ホームページ：https://www.kintaisystem.com/
③ Universal勤次郎
Universal勤次郎は、勤次郎株式会社が提供する勤怠管理システムです。ダッシュボードによる見やすさを特長としていますが、勤怠管理に関する機能以外にシフト管理に関する機能も持っています。シフト希望・調整に加え、拠点・店舗間での応援調整も行うことができ、勤務時間と一致した工数（プロジェクト）管理と集計作業も行うことが出来ます。
- サービス名：Universal勤次郎
運営会社：勤次郎株式会社
ホームページ：https://www.kinjiro-e.com/uk-lp/
まとめ
工場のシフト管理は、他の業種と一見似ているようですが、さまざまな雇用形態、職種、勤務時間帯の従業員が入り混じる現場で、長時間稼働を基本とするため、特有の複雑さがあり、その課題に適した対策で効率化を図る必要があります。
シフト管理システムをうまく活用すると、煩雑なシフトの作成・管理はもちろん、工数管理や集計の自動化、給与計算との連携など、関係する業務の負担を一括して軽減し、人件費の削減や生産性向上、売上アップにつなげていくことができます。
しかし、課題の洗い出しが不十分であったり、特定のシステム導入ありきで検討を進めてしまったりすると、費用対効果の面でマイナスになってしまう場合もあります。自社の現状に合うシステムを厳選し、活用する体制とともに整備してこそ、導入効果を最大化できるでしょう。今回ご紹介したポイントも参照しつつ、丁寧な検討を進めていってください。
当記事で紹介した、JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、複雑な勤務条件でも、事前に登録することによりその勤務条件にあったシフト表を自動で作成してくれるものです。
無料トライアルも２か月間と充実してますので、自動作成によるシフト作成の手間の削減や、勤務希望の提出などのシステムによるスタッフとの連携をお試しください。
